So geht's richtig: Schreibtisch organisieren & Chaos vermeiden

Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Schreibtisch ein Eigenleben führt und ständig im Chaos versinkt? Keine Sorge, uns geht es oft genauso. Unorganisierte Schreibtische im Büro oder Home Office können Produktivität beeinträchtigen und Stress und Frustration verursachen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Schreibtisch organisieren und einen Arbeitsplatz schaffen, der nicht nur optisch überzeugt, sondern auch Ihre Effizienz und Kreativität steigert.

Wie organisiert man einen Schreibtisch? Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein Schreibtisch ist eine Arbeitsfläche – das stimmt, er ist aber auch das Epizentrum Ihrer Produktivität und Kreativität. Unordnung auf dem Schreibtisch kann jedoch zu Frustration und Zeitverschwendung führen. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Schreibtisch in eine übersichtliche und inspirierende Arbeitsumgebung verwandeln, in der Sie effizient und kreativ arbeiten können.

Schritt 1: Schreibtisch vollständig leeren

Leeren Sie den Schreibtisch komplett. Nehmen Sie alles herunter, auch Dinge, die scheinbar dazugehören. Wischen Sie die Arbeitsfläche sorgfältig ab. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass ein sauberer Start die Motivation erhöht. Dieser "Neustart" gibt Ihnen die Freiheit, Ihren Arbeitsplatz von Grund auf neu zu organisieren. Dann sortieren Sie alles, d.h. teilen Sie die Gegenstände in Kategorien ein:

Behalten: Dinge, die Sie regelmäßig verwenden,
Wegwerfen: Müll, alte Notizen, unbrauchbare Gegenstände,
Archivieren: Dokumente, die Sie aufbewahren müssen, aber nicht täglich benötigen,
Umsiedeln: Gegenstände, die woanders hingehören.

Seien Sie dabei ehrlich. Fragen Sie sich bei jedem Gegenstand, ob Sie ihn wirklich brauchen.

Schritt 2: Schreiben einrichten & Arbeitsbereiche definieren

Teilen Sie Ihren Schreibtisch in verschiedene Bereiche ein:

Primärzone: Hier liegen alle wichtigen Dinge, die Sie ständig benötigen, wie Tastatur, Maus, Notizblock und Stifte. Alles sollte ohne Strecken der Arme erreichbar sein;
Sekundärzone: Für Gegenstände, die regelmäßig, aber nicht permanent genutzt werden, z.B. Smartphone, Fachliteratur, Wörterbuch etc.;
Randzone: Hier befinden sich selten genutzte Dinge wie Archivordner und Deko (Familienfotos, Duftkerzen, Tischkalender aus Holz usw.).

Eine ergonomische Anordnung und die richtige Sitzposition am Schreibtisch sind von großer Bedeutung. Stellen Sie Ihren Bildschirm so auf, dass sich die Oberkante auf Augenhöhe befindet und der Abstand zum Monitor mindestens 50 cm beträgt.

Schritt 3: Ablagesysteme für gute Schreibtisch Organisation

Ein effizientes Ablagesystem ist das Herzstück eines gut organisierten Schreibtisches. Es hilft, Dokumente und Unterlagen strukturiert abzulegen, Zeit zu sparen und den Überblick zu behalten.

1. Drei-Fächer-System: eignet sich vor allem für die Organisation von Aufgaben und Projekten. Es basiert auf dem Bearbeitungsstatus Ihrer Dokumente.

Fach 1 -> Eingang (To-Do): Hier landen alle neuen Dokumente und Aufgaben, die noch nicht bearbeitet wurden. Wichtig: Vermeiden Sie es, das Fach zu überfüllen und überprüfen Sie es täglich.
Fach 2 -> In Bearbeitung (Doing): Hier werden Dokumente und Materialien abgelegt, mit denen Sie sich gerade beschäftigen. Das Fach sollte immer nur das enthalten, was im Moment wirklich relevant ist.
Fach 3 -> Erledigt (Done): Hier kommen fertig bearbeitete Dokumente hin, die entweder digitalisiert, archiviert oder bei Bedarf nach einiger Zeit entsorgt werden.

TIPP: Nutzen Sie beschriftete Aufbewahrungsboxen, Briefablagen oder Ablagekörbe, um mehr Ordnung auf dem Schreibtisch zu schaffen.

2. Kategorien für eine klare Struktur: Organisieren Sie Ihre Ablagen nach logischen Kategorien, um schnell das Gesuchte zu finden, wie z.B.:

Projekte: Jedes Projekt erhält eine eigene Mappe oder einen eigenen Ordner,
Themen: Themenbezogene Kategorien wie "Verträge", "Rechnungen" oder "Personalunterlagen",
Zeitraum: Für zeitlich relevante Dokumente können Sie Jahres- oder Monatsordner verwenden.

3. Digitale und physische Ablagesysteme kombinieren: Ein modernes Ablagesystem verbindet physische und digitale Aufbewahrung optimal:

Digitalisierung von Dokumenten: Scannen Sie wichtige Unterlagen und legen Sie sie in einer klar strukturierten Ordnerhierarchie ab. Nutzen Sie Cloud-Lösungen, um auch von unterwegs darauf zugreifen zu können. TIPP: Tools wie OneDrive oder Google Drive eignen sich hervorragend für digitale Archivierung.
Synchronisierung der digitalen und physischen Unterlagen: Legen Sie fest, welche Dokumente physisch und welche digital aufbewahrt werden. Physische Dokumente sollten nur dann aufbewahrt werden, wenn dies aus rechtlichen oder Sicherheitsgründen erforderlich ist (z.B. Verträge).

Schritt 4: Werkzeuge für mehr Schreibtisch Ordnung

Effektive Werkzeuge und Hilfsmittel sorgen für einen strukturierten und aufgeräumten Schreibtisch. Hier präsentieren wir Ihnen die wichtigsten Tools für eine optimale Schreibtischorganisation:

Schreibtisch Organizer: Halten Sie häufig genutzte Utensilien wie Stifte, Büroklammern und Notizblöcke griffbereit und sortiert. Verschiedene Fächer sorgen für eine klare Trennung der Materialien;
Stehordner und Ablagefächer: Ideal für die vertikale Aufbewahrung von Dokumenten, die regelmäßig benötigt werden. Sie sparen Platz und machen wichtige Unterlagen schnell zugänglich;
Kabelmanagement-Systeme: Kabelkanäle, Kabelbinder, Kabelwannen oder Klemmleisten verhindern Kabelsalat und sorgen für ein aufgeräumtes Erscheinungsbild. Verstecken Sie Ladegeräte und Verlängerungskabel unter oder hinter dem Schreibtisch;
Schubladeneinsätze: Halten Sie Schubladen aufgeräumt und verwenden Sie Einsätze, um Kleinteile wie USB-Sticks, Haftnotizen oder Büroklammern sortiert zu verstauen;
Beschriftung und Farbcodierung: Etiketten und farbige Markierungen helfen Ihnen, Kategorien und Prioritäten sofort zu erkennen. Ein Labeldrucker erleichtert die schnelle und einheitliche Beschriftung Ihrer Ablagen.

Schritt 5: Ordnung halten – Ihre neue Routine

Die beste Organisation nützt nichts, wenn Sie sich nicht um Ihren Schreibtisch kümmern. Entwickeln Sie eine einfache, aber effiziente Routine:

Räumen Sie am Ende jedes Arbeitstages Ihren Schreibtisch auf und legen Sie alle Materialien wieder an ihren Platz ab;
Planen Sie einen festen Zeitpunkt pro Woche für eine kurze Aufräumrunde ein;
Nutzen Sie Checklisten, um sicherzustellen, dass alles regelmäßig aktualisiert und sortiert wird.

Motivations-Tipp: Machen Sie aus Ihrer Aufräumaktion ein Ritual. Schalten Sie Ihre Lieblingsmusik ein oder gönnen Sie sich danach eine kleine Belohnung, wie z.B. entspannte Momente in Ihrem Lieblings-Hängesessel. Positive Anreize halten Sie langfristig bei der Stange.

Gut organisierter Schreibtisch ist der Schlüssel zu einem gelungenen Arbeitstag

Ein höhenverstellbarer Schreibtisch, der aufgeräumt und gut organisiert ist, und ein richtig angepasster Schreibtischstuhl schaffen die Grundlage für produktives, fokussiertes und stressfreies Arbeiten. Durch klare Strukturen, sinnvolle Ablagesysteme und die richtige Anordnung der Arbeitsmaterialien sparen Sie Zeit, vermeiden Ablenkungen und fördern effiziente Arbeitsabläufe. Hilfsmittel wie Organizer, Regale und digitale Tools unterstützen Sie dabei, dauerhaft Ordnung zu halten. Investieren Sie Zeit in die Organisation Ihres Schreibtisches – dies sorgt für mehr Erfolg und Motivation an jedem Arbeitstag!